nextcloud-workflow-deck-automation/README.md

# Deck Workflow-Automatisierung

Nextcloud-App, die überfällige Karten der [Deck](https://apps.nextcloud.com/apps/deck)-App automatisch von einem Stapel in einen anderen verschiebt und auf Wunsch per E-Mail oder Nextcloud-Benachrichtigung (Push) darüber informiert.

Die Regeln („Workflows“) richtet der **Eigentümer eines Boards** selbst in seinen **persönlichen Einstellungen** ein. Admin-Rechte braucht er dafür nicht. Für geteilte Boards anderer Nutzer lassen sich keine Workflows anlegen.

> Entwickler-Informationen (Aufbau, Tests, Build, Release) stehen in [DEVELOPMENT.md](DEVELOPMENT.md).

## Was die App macht

Ein Workflow besteht aus einem Board, einem **Quell-Stapel** und einem **Ziel-Stapel**. Bei jedem Durchlauf verschiebt die App **alle überfälligen Karten** des Quell-Stapels oben in den Ziel-Stapel.

Überfällig ist eine Karte, deren Fälligkeitsdatum samt Uhrzeit überschritten ist. Karten ohne Fälligkeitsdatum sowie erledigte, archivierte oder gelöschte Karten bleiben liegen.

Beispiel: Ein Workflow „Waiting → ToDo“ holt jede Karte aus „Waiting / Blocked“ nach „Work in Progress / ToDo“, sobald ihr Fälligkeitsdatum erreicht ist.

## Einrichtung (für Administratoren)

1. App nach `apps/workflow_deck_automation` auf den Server kopieren, zum Beispiel aus dem Release-Archiv `workflow_deck_automation.tar.gz`, und unter *Apps* aktivieren.
2. Die [Deck-App](https://apps.nextcloud.com/apps/deck) muss installiert und für die Nutzer aktiviert sein.
3. Die [Hintergrundjobs](https://docs.nextcloud.com/server/latest/admin_manual/configuration_server/background_jobs_configuration.html) müssen auf *Cron* stehen.
4. Für E-Mails muss in der Nextcloud-Administration ein Mailserver eingerichtet sein.
5. Für Nextcloud-Benachrichtigungen muss die App **Benachrichtigungen** (`notifications`) aktiviert sein, was sie standardmäßig ist. Fehlt sie, verschickt die App einfach keine Benachrichtigungen. E-Mails kommen trotzdem.

Die Workflows laufen bei **jedem** Cron-Durchlauf von Nextcloud, üblicherweise alle 5 Minuten. Ein eigenes Intervall gibt es nicht.

## Workflows anlegen

Die Einstellungen liegen unter **Persönliche Einstellungen → Deck Workflow-Automatisierung**. Dort legst du Workflows an und kannst sie bearbeiten, deaktivieren oder löschen.

- **Board:** Zur Auswahl stehen nur Boards, deren **Eigentümer** du bist. Geteilte, archivierte und gelöschte Boards erscheinen nicht.
- **Quell- und Ziel-Stapel:** Das müssen zwei verschiedene Stapel desselben Boards sein.
- **Benachrichtigung bei verschobenen Karten** und **Benachrichtigen per:** siehe unten.
- **Workflow aktiv:** Deaktivierte Workflows bleiben gespeichert, verschieben aber nichts.

Ein Workflow gehört immer dem Eigentümer des Boards. Überträgst du ein Board in Deck an jemand anderen, wandern seine Workflows mit: Der neue Eigentümer sieht und verwaltet sie ab sofort, und die Karten werden in seinem Namen verschoben.

## Benachrichtigungen

Pro Workflow stellst du ein, **wer** über verschobene Karten informiert wird und **wie**.

### Wer?

| Einstellung | Wer wird informiert? |
| --- | --- |
| **Keine Benachrichtigung** | niemand |
| **Nur an mich** | der Eigentümer des Boards, unabhängig von seinen Deck-Einstellungen |
| **An Board-Mitglieder laut ihrer Deck-Einstellung** | alle, die das Board sehen dürfen, je nach ihrer eigenen Deck-Einstellung (siehe unten) |

Bei der dritten Stufe entscheidet jedes Board-Mitglied selbst. Dazu gehören der Eigentümer, Personen mit Freigabe sowie Mitglieder freigegebener Gruppen und Teams. Die Einstellung liegt in Deck im Menü **…** neben dem Board unter **Fälligkeitserinnerungen**:

- **Alle Karten:** für jede verschobene Karte
- **Zugewiesene Karten** (Deck-Standard): nur für Karten, denen man zugewiesen ist, direkt oder über eine Gruppe oder ein Team
- **Keine Benachrichtigungen:** nie

Bei einem Board, das mit niemandem geteilt ist, bekommt der Eigentümer jede Karte gemeldet, außer er hat die Erinnerungen ausgeschaltet. So verhält sich auch Deck selbst.

### Wie?

| Einstellung | Was kommt an? |
| --- | --- |
| **E-Mail** (Standard) | eine Sammel-E-Mail pro Durchlauf |
| **Nextcloud-Benachrichtigung (Push)** | eine Benachrichtigung pro Karte in der Glocke oben rechts und als Push-Nachricht in den Nextcloud-Apps auf Handy und Desktop |
| **E-Mail und Nextcloud-Benachrichtigung** | beides |

Die Empfänger sind in allen drei Fällen dieselben.

**Inhalt der E-Mail:** Jeder Empfänger bekommt pro Durchlauf höchstens **eine** E-Mail, auch wenn mehrere Karten verschoben wurden. Pro Karte steht darin ein Satz wie:

> „Essensvorräte prüfen“ (Board „Persönlich“) ist überfällig und wurde von „Waiting / Blocked“ nach „Work in Progress / ToDo“ verschoben.

Der Kartentitel ist ein Link direkt zur Karte in Deck. Die Kartenbeschreibung wird nicht mitgeschickt.

**Inhalt der Nextcloud-Benachrichtigung:** „*Kartentitel* wurde nach *Ziel-Stapel* verschoben“, darunter Board und Quell-Stapel. Ein Klick öffnet die Karte. Wird dieselbe Karte später noch einmal verschoben, ersetzt die neue Benachrichtigung die alte.

**Keine E-Mail erhalten?**
- Ist in deinem Nextcloud-Profil eine E-Mail-Adresse hinterlegt? Ohne Adresse wird die E-Mail übersprungen.
- Welche Stufe und welcher Weg sind im Workflow eingestellt?
- Bei „An Board-Mitglieder“: Was steht in Deck unter *Fälligkeitserinnerungen* für dieses Board?

**Keine Push-Nachricht erhalten?**
- Ist die App *Benachrichtigungen* aktiviert? Die Einstellungsseite weist darauf hin, wenn nicht.
- Für Push aufs Handy muss dort die Nextcloud-App angemeldet sein und Benachrichtigungen erlauben.

Deck schickt zusätzlich seine eigene Erinnerung, wenn eine Karte fällig wird. Sie kommt von Deck, nicht von dieser App, und lässt sich in Deck unter *Fälligkeitserinnerungen* abschalten.

## Wenn Board oder Stapel gelöscht werden

- **In der Übersicht** wird der Workflow rot markiert, zum Beispiel „Board nicht mehr vorhanden“ oder „Quell-Stapel nicht mehr vorhanden“.
- **Beim nächsten Durchlauf** wird der Workflow automatisch deaktiviert. Der Eigentümer bekommt einmalig eine E-Mail und, wenn die App *Benachrichtigungen* aktiv ist, eine Nextcloud-Benachrichtigung. Das gilt unabhängig davon, was für verschobene Karten eingestellt ist. Danach kommt keine weitere Erinnerung.
- **Archivierte Boards** deaktivieren den Workflow nicht. Sie lassen sich nur nicht mehr neu auswählen.
- **Ist Deck vorübergehend nicht erreichbar**, passiert nichts: Der Workflow wird übersprungen und beim nächsten Durchlauf erneut versucht.

Um einen deaktivierten Workflow wieder zu nutzen, stellst du ein vorhandenes Board und vorhandene Stapel ein und aktivierst ihn wieder.

## Sprache

Die App ist für den internen Einsatz gedacht und durchgehend **deutsch**: Oberfläche, Fehlermeldungen, E-Mails und Benachrichtigungen.

## Lizenz

AGPL-3.0-or-later