Nextcloud-App, die überfällige Karten der Deck-App automatisch von einem Stapel in einen anderen verschiebt und auf Wunsch per E-Mail darüber informiert.

Jeder Nutzer richtet seine Regeln („Workflows“) selbst in den persönlichen Einstellungen ein, ohne Admin-Rechte.

Entwickler-Informationen (Aufbau, Tests, Build, Release) stehen in DEVELOPMENT.md.

Was die App macht

Ein Workflow besteht aus einem Board, einem Quell-Stapel und einem Ziel-Stapel. Bei jedem Durchlauf verschiebt die App alle überfälligen Karten des Quell-Stapels oben in den Ziel-Stapel.

Überfällig ist eine Karte, deren Fälligkeitsdatum samt Uhrzeit überschritten ist. Karten ohne Fälligkeitsdatum sowie erledigte, archivierte oder gelöschte Karten bleiben liegen.

Beispiel: Ein Workflow „Waiting → ToDo“ holt jede Karte aus „Waiting / Blocked“ nach „Work in Progress / ToDo“, sobald ihr Fälligkeitsdatum erreicht ist.

Einrichtung (für Administratoren)

App nach apps/workflow_deck_automation auf den Server kopieren, zum Beispiel aus dem Release-Archiv workflow_deck_automation.tar.gz, und unter Apps aktivieren.
Die Deck-App muss installiert und für die Nutzer aktiviert sein.
Die Hintergrundjobs müssen auf Cron stehen.
Für E-Mails muss in der Nextcloud-Administration ein Mailserver eingerichtet sein.

Die Workflows laufen bei jedem Cron-Durchlauf von Nextcloud, üblicherweise alle 5 Minuten. Ein eigenes Intervall gibt es nicht.

Workflows anlegen

Die Einstellungen liegen unter Persönliche Einstellungen → Deck Workflow-Automatisierung. Dort legst du Workflows an und kannst sie bearbeiten, deaktivieren oder löschen.

Board: Zur Auswahl stehen nur Boards, deren Eigentümer du bist. Geteilte, archivierte und gelöschte Boards erscheinen nicht.
Quell- und Ziel-Stapel: Das müssen zwei verschiedene Stapel desselben Boards sein.
E-Mail bei verschobenen Karten: siehe unten.
Workflow aktiv: Deaktivierte Workflows bleiben gespeichert, verschieben aber nichts.

Ein Workflow gehört immer dem Eigentümer des Boards. Überträgst du ein Board in Deck an jemand anderen, wandern seine Workflows mit: Der neue Eigentümer sieht und verwaltet sie ab sofort, und die Karten werden in seinem Namen verschoben.

E-Mail-Benachrichtigung

Pro Workflow gibt es drei Stufen:

Einstellung	Wer bekommt eine E-Mail?
Keine E-Mail	niemand
Nur an mich	der Eigentümer des Boards, unabhängig von seinen Deck-Einstellungen
An Board-Mitglieder laut ihrer Deck-Einstellung	alle, die das Board sehen dürfen, je nach ihrer eigenen Deck-Einstellung (siehe unten)

Bei der dritten Stufe entscheidet jedes Board-Mitglied selbst. Dazu gehören der Eigentümer, Personen mit Freigabe sowie Mitglieder freigegebener Gruppen und Teams. Die Einstellung liegt in Deck im Menü … neben dem Board unter Fälligkeitserinnerungen:

Alle Karten: eine E-Mail für jede verschobene Karte
Zugewiesene Karten (Deck-Standard): nur für Karten, denen man zugewiesen ist, direkt oder über eine Gruppe oder ein Team
Keine Benachrichtigungen: keine E-Mail

Bei einem Board, das mit niemandem geteilt ist, bekommt der Eigentümer jede Karte gemeldet, außer er hat die Erinnerungen ausgeschaltet. So verhält sich auch Deck selbst.

Inhalt der E-Mail: Jeder Empfänger bekommt pro Durchlauf höchstens eine E-Mail, auch wenn mehrere Karten verschoben wurden. Pro Karte steht darin ein Satz wie:

„Essensvorräte prüfen“ (Board „Persönlich“) ist überfällig und wurde von „Waiting / Blocked“ nach „Work in Progress / ToDo“ verschoben.

Der Kartentitel ist ein Link direkt zur Karte in Deck. Die Kartenbeschreibung wird nicht mitgeschickt.

Keine E-Mail erhalten?

Ist in deinem Nextcloud-Profil eine E-Mail-Adresse hinterlegt? Ohne Adresse wird die E-Mail übersprungen.
Welche Stufe ist im Workflow eingestellt?
Bei „An Board-Mitglieder“: Was steht in Deck unter Fälligkeitserinnerungen für dieses Board?

Deck schickt zusätzlich seine eigene Erinnerung, wenn eine Karte fällig wird. Diese Glocken-Benachrichtigung kommt von Deck, nicht von dieser App.

Wenn Board oder Stapel gelöscht werden

In der Übersicht wird der Workflow rot markiert, zum Beispiel „Board nicht mehr vorhanden“ oder „Quell-Stapel nicht mehr vorhanden“.
Beim nächsten Durchlauf wird der Workflow automatisch deaktiviert. Der Eigentümer bekommt einmalig eine E-Mail, auch wenn für den Workflow „Keine E-Mail“ eingestellt ist. Danach kommt keine weitere Erinnerung.
Archivierte Boards deaktivieren den Workflow nicht. Sie lassen sich nur nicht mehr neu auswählen.
Ist Deck vorübergehend nicht erreichbar, passiert nichts: Der Workflow wird übersprungen und beim nächsten Durchlauf erneut versucht.

Um einen deaktivierten Workflow wieder zu nutzen, stellst du ein vorhandenes Board und vorhandene Stapel ein und aktivierst ihn wieder.

Sprache

Die App ist für den internen Einsatz gedacht und durchgehend deutsch: Oberfläche, Fehlermeldungen und E-Mails.

Lizenz

AGPL-3.0-or-later