Patrick Niebeling
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Each workflow now has a trigger date (due or start): the runner compares either the card's due date or its start date against now, read straight from Deck's Card entity. Mails and Nextcloud notifications say whether the card was overdue or reached its start date. Cards without the chosen date stay put. Deck only has a start date since 1.18 and Entity getters are magic, so DeckIntegrationService::supportsStartdate() checks the property; without it the form rejects start-date workflows and the runner skips them without disabling them. WorkflowRunner::isOverdue() becomes hasPassed(), as it now covers both dates. Existing workflows keep the due date (migration Version1005). Bumps to 35.4.0 so the migration runs.
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Deck Workflow-Automatisierung
Nextcloud-App, die Karten der Deck-App automatisch von einem Stapel in einen anderen verschiebt, sobald ihr Fälligkeits- oder Startdatum erreicht ist, und auf Wunsch per E-Mail oder Nextcloud-Benachrichtigung (Push) darüber informiert.
Die Regeln („Workflows“) richtet der Eigentümer eines Boards selbst in seinen persönlichen Einstellungen ein. Admin-Rechte braucht er dafür nicht. Für geteilte Boards anderer Nutzer lassen sich keine Workflows anlegen.
Entwickler-Informationen (Aufbau, Tests, Build, Release) stehen in DEVELOPMENT.md.
Was die App macht
Ein Workflow besteht aus einem Board, einem Quell-Stapel, einem Ziel-Stapel und dem Datum, das das Verschieben auslöst. Bei jedem Durchlauf verschiebt die App alle Karten des Quell-Stapels, bei denen dieses Datum erreicht ist, oben in den Ziel-Stapel.
- Fälligkeitsdatum (Standard): Die Karte wird verschoben, sobald sie überfällig ist, also ihr Fälligkeitsdatum samt Uhrzeit überschritten ist.
- Startdatum: Die Karte wird verschoben, sobald ihr Startdatum samt Uhrzeit erreicht ist. Das Startdatum setzt du in Deck in den Kartendetails neben dem Fälligkeitsdatum.
Karten ohne das gewählte Datum sowie erledigte, archivierte oder gelöschte Karten bleiben liegen.
Beispiele:
- Ein Workflow „Waiting → ToDo“ holt jede Karte aus „Waiting / Blocked“ nach „Work in Progress / ToDo“, sobald ihr Fälligkeitsdatum erreicht ist.
- Ein Workflow „Geplant → In Arbeit“ mit Startdatum holt jede Karte aus „Geplant“ nach „In Arbeit“, sobald an ihrem Startdatum die Arbeit beginnen soll.
Einrichtung (für Administratoren)
- App nach
apps/workflow_deck_automationauf den Server kopieren, zum Beispiel aus dem Release-Archivworkflow_deck_automation.tar.gz, und unter Apps aktivieren. - Die Deck-App muss installiert und für die Nutzer aktiviert sein.
- Die Hintergrundjobs müssen auf Cron stehen.
- Für E-Mails muss in der Nextcloud-Administration ein Mailserver eingerichtet sein.
- Für Nextcloud-Benachrichtigungen muss die App Benachrichtigungen (
notifications) aktiviert sein, was sie standardmäßig ist. Fehlt sie, verschickt die App einfach keine Benachrichtigungen. E-Mails kommen trotzdem.
Die Workflows laufen bei jedem Cron-Durchlauf von Nextcloud, üblicherweise alle 5 Minuten. Ein eigenes Intervall gibt es nicht.
Workflows anlegen
Die Einstellungen liegen unter Persönliche Einstellungen → Deck Workflow-Automatisierung. Dort legst du Workflows an und kannst sie bearbeiten, deaktivieren oder löschen.
- Board: Zur Auswahl stehen nur Boards, deren Eigentümer du bist. Geteilte, archivierte und gelöschte Boards erscheinen nicht.
- Quell- und Ziel-Stapel: Das müssen zwei verschiedene Stapel desselben Boards sein.
- Karte verschieben, wenn: das Fälligkeitsdatum überschritten oder das Startdatum erreicht ist.
- Benachrichtigung bei verschobenen Karten und Benachrichtigen per: siehe unten.
- Workflow aktiv: Deaktivierte Workflows bleiben gespeichert, verschieben aber nichts.
Ein Workflow gehört immer dem Eigentümer des Boards. Überträgst du ein Board in Deck an jemand anderen, wandern seine Workflows mit: Der neue Eigentümer sieht und verwaltet sie ab sofort, und die Karten werden in seinem Namen verschoben.
Benachrichtigungen
Pro Workflow stellst du ein, wer über verschobene Karten informiert wird und wie.
Wer?
| Einstellung | Wer wird informiert? |
|---|---|
| Keine Benachrichtigung | niemand |
| Nur an mich | der Eigentümer des Boards, unabhängig von seinen Deck-Einstellungen |
| An Board-Mitglieder laut ihrer Deck-Einstellung | alle, die das Board sehen dürfen, je nach ihrer eigenen Deck-Einstellung (siehe unten) |
Bei der dritten Stufe entscheidet jedes Board-Mitglied selbst. Dazu gehören der Eigentümer, Personen mit Freigabe sowie Mitglieder freigegebener Gruppen und Teams. Die Einstellung liegt in Deck im Menü … neben dem Board unter Fälligkeitserinnerungen:
- Alle Karten: für jede verschobene Karte
- Zugewiesene Karten (Deck-Standard): nur für Karten, denen man zugewiesen ist, direkt oder über eine Gruppe oder ein Team
- Keine Benachrichtigungen: nie
Bei einem Board, das mit niemandem geteilt ist, bekommt der Eigentümer jede Karte gemeldet, außer er hat die Erinnerungen ausgeschaltet. So verhält sich auch Deck selbst.
Das gilt genauso für Workflows mit Startdatum. Deck hat für das Startdatum keine eigene Benachrichtigungseinstellung.
Wie?
| Einstellung | Was kommt an? |
|---|---|
| E-Mail (Standard) | eine Sammel-E-Mail pro Durchlauf |
| Nextcloud-Benachrichtigung (Push) | eine Benachrichtigung pro Karte in der Glocke oben rechts und als Push-Nachricht in den Nextcloud-Apps auf Handy und Desktop |
| E-Mail und Nextcloud-Benachrichtigung | beides |
Die Empfänger sind in allen drei Fällen dieselben.
Inhalt der E-Mail: Jeder Empfänger bekommt pro Durchlauf höchstens eine E-Mail, auch wenn mehrere Karten verschoben wurden. Pro Karte steht darin ein Satz wie:
„Essensvorräte prüfen“ (Board „Persönlich“) ist überfällig und wurde von „Waiting / Blocked“ nach „Work in Progress / ToDo“ verschoben.
Bei Workflows mit Startdatum heißt es stattdessen:
„Essensvorräte prüfen“ (Board „Persönlich“) hat ihr Startdatum erreicht und wurde von „Geplant“ nach „In Arbeit“ verschoben.
Der Kartentitel ist ein Link direkt zur Karte in Deck. Die Kartenbeschreibung wird nicht mitgeschickt.
Inhalt der Nextcloud-Benachrichtigung: „Kartentitel wurde nach Ziel-Stapel verschoben“, darunter Board, Quell-Stapel und ob die Karte überfällig ist oder ihr Startdatum erreicht hat. Ein Klick öffnet die Karte. Wird dieselbe Karte später noch einmal verschoben, ersetzt die neue Benachrichtigung die alte.
Keine E-Mail erhalten?
- Ist in deinem Nextcloud-Profil eine E-Mail-Adresse hinterlegt? Ohne Adresse wird die E-Mail übersprungen.
- Welche Stufe und welcher Weg sind im Workflow eingestellt?
- Bei „An Board-Mitglieder“: Was steht in Deck unter Fälligkeitserinnerungen für dieses Board?
Keine Push-Nachricht erhalten?
- Ist die App Benachrichtigungen aktiviert? Die Einstellungsseite weist darauf hin, wenn nicht.
- Für Push aufs Handy muss dort die Nextcloud-App angemeldet sein und Benachrichtigungen erlauben.
Deck schickt zusätzlich seine eigene Erinnerung, wenn eine Karte fällig wird. Sie kommt von Deck, nicht von dieser App, und lässt sich in Deck unter Fälligkeitserinnerungen abschalten.
Wenn Board oder Stapel gelöscht werden
- In der Übersicht wird der Workflow rot markiert, zum Beispiel „Board nicht mehr vorhanden“ oder „Quell-Stapel nicht mehr vorhanden“.
- Beim nächsten Durchlauf wird der Workflow automatisch deaktiviert. Der Eigentümer bekommt einmalig eine E-Mail und, wenn die App Benachrichtigungen aktiv ist, eine Nextcloud-Benachrichtigung. Das gilt unabhängig davon, was für verschobene Karten eingestellt ist. Danach kommt keine weitere Erinnerung.
- Archivierte Boards deaktivieren den Workflow nicht. Sie lassen sich nur nicht mehr neu auswählen.
- Ist Deck vorübergehend nicht erreichbar, passiert nichts: Der Workflow wird übersprungen und beim nächsten Durchlauf erneut versucht.
Um einen deaktivierten Workflow wieder zu nutzen, stellst du ein vorhandenes Board und vorhandene Stapel ein und aktivierst ihn wieder.
Sprache
Die App ist für den internen Einsatz gedacht und durchgehend deutsch: Oberfläche, Fehlermeldungen, E-Mails und Benachrichtigungen.
Lizenz
AGPL-3.0-or-later